Julia Suhren: Πώς το μηχάνημα φαξ αντιμετωπίζει τις αλλαγές στο γραφείο!

Julia Suhren: Πώς το μηχάνημα φαξ αντιμετωπίζει τις αλλαγές στο γραφείο!

Σήμερα, πολλοί άνθρωποι σκέφτονται την ψηφιοποίηση και το μέλλον χωρίς χαρτί, αλλά στη Βρέμη η νεαρή επιχειρηματίας Julia Suhren δείχνει ότι οι παραδοσιακές εταιρείες και οι σύγχρονες τεχνολογίες μπορούν να πάνε χέρι-χέρι. Η οικογενειακή σας επιχείρηση, η οποία δραστηριοποιείται στον τομέα των φωτοαντιγραφικών εδώ και 40 χρόνια, ανέλαβε πρόσφατα μια νέα πρόκληση. Παρά το πλήθος των ψηφιακών λύσεων, η συσκευή φαξ παραμένει απαραίτητη για ορισμένες ομάδες πελατών, όπως οι φορολογικοί σύμβουλοι. Weser courier αναφέρει ότι η ζήτηση για μηχανήματα φαξ αυξήθηκε κατά τη διάρκεια της πανδημίας του κορωνοϊού, καθώς η επικοινωνία με διάφορες κρατικές υπηρεσίες αυξήθηκε σημαντικά.

Η Julia Suhren ανέλαβε τη διοίκηση τον Ιανουάριο του 2020 και έκτοτε όχι μόνο έχει κατακτήσει τις προκλήσεις της πανδημίας, αλλά και προετοίμασε την εταιρεία της για την ψηφιακή εποχή. Η εταιρεία προσφέρει πλέον λύσεις για τη διαχείριση εγγράφων χωρίς χαρτί. Ο Marc Zielinski, ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για τις πωλήσεις, τονίζει τη σημασία της βελτιστοποίησης των διαδικασιών των πελατών. Αυτό αντικατοπτρίζεται όχι μόνο στην υλοποίηση ψηφιακών διαδικασιών, αλλά και στον σχεδιασμό ολόκληρου του εξοπλισμού γραφείου, ο οποίος περιλαμβάνει τόσο ψηφιακά όσο και έντυπα έγγραφα.

Η ψηφιοποίηση και τα πλεονεκτήματά της

Ένα γραφείο χωρίς χαρτί έχει πολλά πλεονεκτήματα για εταιρείες όλων των μεγεθών. Σύμφωνα με άρθρο του Γραφείο χαρτιού Η αλλαγή οδηγεί σε μείωση της κατανάλωσης χαρτιού και μειωμένες εκπομπές CO₂. Οι εταιρείες επωφελούνται από πιο αποτελεσματική διαχείριση, καθώς τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να βρεθούν, να επεξεργαστούν και να μοιραστούν πιο γρήγορα.

Η έρευνα της Bitkom διαπίστωσε ότι μόνο το 15% των εταιρειών είναι εντελώς χωρίς χαρτί, με το 62% των εταιρειών να αποφεύγουν σε μεγάλο βαθμό το χαρτί. Σε έναν κόσμο όπου η βιωσιμότητα γίνεται ολοένα και πιο σημαντική, η μετάβαση σε διαδικασίες ψηφιακών τιμολογίων επιφέρει σημαντικά οικονομικά οφέλη και μειώσεις CO₂.

Προκλήσεις στην εφαρμογή

Παρά τα πολυάριθμα οφέλη, πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν προκλήσεις κατά την εφαρμογή ενός γραφείου χωρίς χαρτί. Οι ξεπερασμένες συνήθειες των εργαζομένων μπορούν να εμποδίσουν τη μετάβαση και το αρχικό κόστος λογισμικού και υλικού είναι συχνά σημαντικό. Κάντε like στο blog από Παραγοντικός εξηγεί, η εκπαίδευση για υπαλλήλους με λιγότερο γνώσεις ψηφιακής τεχνολογίας είναι απαραίτητη για να διασφαλιστεί η αποδοχή των νέων τεχνολογιών.

Όμως η Τζούλια Σούχρεν παραμένει αισιόδοξη. Η αφοσιωμένη εργασία τους δείχνει ότι η ψηφιοποίηση όχι μόνο αυξάνει την αποτελεσματικότητα, αλλά δημιουργεί και νέες παραγγελίες. Με τη θέσπιση νέων νομικών ρυθμίσεων, όπως η μείωση της περιόδου διατήρησης των αποδείξεων στα οκτώ χρόνια, η πελατειακή βάση γίνεται ακόμη μεγαλύτερη.

Συνολικά, η εταιρεία δεν προσφέρει μόνο προϊόντα, αλλά και λύσεις που μπορούν να φέρουν επανάσταση στην καθημερινή ζωή στο γραφείο. Με 43 υπαλλήλους και ξεκάθαρο όραμα, η Julia Suhren είναι έτοιμη να διαμορφώσει ενεργά το μέλλον και να οδηγήσει με επιτυχία την εταιρεία της στην ψηφιακή εποχή.