Julia Suhren: Πώς η μηχανή φαξ κυριαρχεί την αλλαγή στο γραφείο!

Julia Suhren: Πώς η μηχανή φαξ κυριαρχεί την αλλαγή στο γραφείο!

Σήμερα πολλοί σκέφτονται την ψηφιοποίηση και το μέλλον χωρίς χαρτί, αλλά στη Βρέμη ο νεαρός επιχειρηματίας Julia Suhren δείχνει ότι οι παραδοσιακές εταιρείες και οι σύγχρονες τεχνολογίες μπορούν να συμβαδίσουν. Η οικογενειακή της επιχείρηση, η οποία δραστηριοποιείται στον τομέα των συσκευών αντιγράφων για 40 χρόνια, αντιμετώπισε πρόσφατα μια νέα πρόκληση. Παρά το πλήθος των ψηφιακών λύσεων, η μηχανή φαξ για ορισμένες ομάδες πελατών, όπως οι φορολογικοί σύμβουλοι, παραμένει απαραίτητη. Weser Kurier αναφέρει ότι η ζήτηση για συσκευές φαξ κατά τη διάρκεια της πανδημίας Corona αυξάνεται επειδή η επικοινωνία με διάφορες αρχές έχει αυξηθεί σημαντικά.

Η Julia Suhren ανέλαβε τη διοίκηση τον Ιανουάριο του 2020 και όχι μόνο κατέκτησε τις προκλήσεις της πανδημίας από τότε, αλλά και προετοίμασε την εταιρεία της για την ψηφιακή εποχή. Η εταιρεία προσφέρει τώρα λύσεις στη διαχείριση εγγράφων χωρίς χαρτί. Ο Marc Zielinski, υπεύθυνος για τις πωλήσεις, υπογραμμίζει πόσο σημαντικό είναι να βελτιστοποιηθούν οι διαδικασίες των πελατών. Αυτό δεν φαίνεται μόνο στην εφαρμογή ψηφιακών διαδικασιών, αλλά και στον προγραμματισμό του πλήρους εξοπλισμού γραφείου, ο οποίος περιλαμβάνει τόσο ψηφιακά όσο και έγγραφα που βασίζονται σε χαρτί.

Ψηφιοποίηση και τα πλεονεκτήματά τους

Ένα γραφείο χωρίς χαρτί έχει πολλά πλεονεκτήματα για εταιρείες όλων των μεγεθών. Σύμφωνα με ένα άρθρο από Γραφείο Η μετάβαση οδηγεί σε μείωση της κατανάλωσης χαρτιού και μειωμένες εκπομπές CO₂. Οι εταιρείες επωφελούνται από την αποτελεσματικότερη διαχείριση, επειδή τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν να βρεθούν, να επεξεργαστούν και να μοιραστούν γρηγορότερα.

Η συλλογή του Bitkom έδειξε ότι μόνο το 15 % των εταιρειών είναι εντελώς χωρίς χαρτί, με το 62 % των εταιρειών να προβάλλουν σε μεγάλο βαθμό το χαρτί. Σε έναν κόσμο στον οποίο η βιωσιμότητα γίνεται όλο και πιο σημαντική, η μετάβαση σε διαδικασίες ψηφιακού τιμολογίου φέρνει σημαντικά οικονομικά πλεονεκτήματα και μειώσεις CO₂.

Προκλήσεις στην εφαρμογή

Παρά τα πολυάριθμα πλεονεκτήματα, πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν προκλήσεις κατά την εφαρμογή ενός γραφείου χωρίς χαρτί. Οι ξεπερασμένες συνήθειες των εργαζομένων μπορούν να παρεμποδίσουν την μετάβαση και το αρχικό κόστος για το λογισμικό και το υλικό συχνά δεν είναι ασήμαντο. Όπως το blog του Παράγοντας Εξηγείται, τα μαθήματα κατάρτισης για λιγότερο ψηφιακούς υπαλλήλους είναι απαραίτητα για να εξασφαλιστεί η αποδοχή νέων τεχνολογιών.

Αλλά η Julia Suhren παραμένει αισιόδοξη. Η αφοσιωμένη εργασία τους δείχνει ότι η ψηφιοποίηση όχι μόνο αυξάνει την αποτελεσματικότητα, αλλά παράγει επίσης νέες παραγγελίες. Με την εισαγωγή νέων νομικών κανονισμών, όπως η μείωση της περιόδου διατήρησης για έγγραφα σε οκτώ χρόνια, η πελατειακή βάση είναι ακόμη μεγαλύτερη.

Συνολικά, η εταιρεία όχι μόνο προσφέρει προϊόντα, αλλά και λύσεις που μπορούν να φέρει επανάσταση στην καθημερινή ζωή του γραφείου. Με 43 υπαλλήλους και ένα σαφές όραμα, η Julia Suhren είναι έτοιμη να διαμορφώσει ενεργά το μέλλον και να οδηγήσει με επιτυχία την εταιρεία σας στην ψηφιακή εποχή.