Julia Suhren: ¡Cómo la máquina de fax domina el cambio en la oficina!

Julia Suhren: ¡Cómo la máquina de fax domina el cambio en la oficina!

Hoy muchos piensan en la digitalización y el futuro sin papel, pero en Bremen la joven empresaria Julia Suhren muestra que las empresas tradicionales y las tecnologías modernas pueden ir de la mano. Su negocio familiar, que ha estado activo en el área de dispositivos de copia durante 40 años, recientemente ha enfrentado un nuevo desafío. A pesar de la multitud de soluciones digitales, la máquina de fax para ciertos grupos de clientes, como asesores fiscales, sigue siendo indispensable. Weser Kurier Los informes de que la demanda de dispositivos de fax durante la pandemia de corona está aumentando porque la comunicación con varias autoridades ha aumentado significativamente.

Julia Suhren se hizo cargo de la gerencia en enero de 2020, y no solo ha dominado los desafíos de la pandemia desde entonces, sino que también ha preparado su compañía para la era digital. La compañía ahora ofrece soluciones a la gestión de documentos sin papel. Marc Zielinski, el empleado responsable de las ventas, enfatiza lo importante que es optimizar los procesos de los clientes. Esto no solo se muestra en la implementación de procesos digitales, sino también en la planificación del equipo de oficina completo, que incluye documentos digitales y basados ​​en papel.

Digitalización y sus ventajas

Una oficina sin papel tiene muchas ventajas para empresas de todos los tamaños. Según un artículo de Oficina de papel El cambio conduce a una reducción en el consumo de papel y la reducción de las emisiones de Co₂. Las empresas se benefician de una gestión más eficiente porque los documentos digitales se pueden encontrar, editar y compartir más rápido.

La colección de Bitkom mostró que solo el 15 % de las empresas no tienen papel, con el 62 % de las compañías en gran medida de renunciar al papel. En un mundo en el que la sostenibilidad se está volviendo cada vez más importante, cambiar a procesos de facturas digitales trae importantes ventajas económicas y reducciones de co₂.

Desafíos en la implementación

A pesar de las numerosas ventajas, muchas empresas enfrentan desafíos al implementar una oficina sin papel. Los hábitos obsoletos de los empleados pueden interponerse en el camino del cambio, y los costos iniciales para el software y el hardware a menudo no son insignificantes. Como el blog de Factorial Explicado, los cursos de capacitación para empleados menos digitales afines son necesarios para garantizar la aceptación de nuevas tecnologías.

Pero Julia Suhren sigue siendo optimista. Su trabajo comprometido muestra que la digitalización no solo aumenta la eficiencia, sino que también genera nuevos pedidos. Con la introducción de nuevas regulaciones legales, como reducir el período de retención de documentos a ocho años, la base de clientes es aún mayor.

En general, la compañía no solo ofrece productos, sino también soluciones que pueden revolucionar la vida cotidiana de la oficina. Con 43 empleados y una visión clara, Julia Suhren está lista para dar forma activamente al futuro y llevar con éxito a su empresa a la era digital.