Digitalizace archivů: Schleswig-Holstein zajišťuje digitální poklady

Digitální archivace oficiálních dokumentů je výzvou pro obecní archivy, protože formáty souborů a technická zařízení se neustále vyvíjejí. Aby se zabránilo ztrátám dat, musí být archivované informace neustále kontrolovány a přeneseny do nových formátů. To vyžaduje nejen dlouhodobé plánování, ale také kvalifikované specializované zaměstnance, pravidelnou údržbu a dostatečné finanční prostředky. Zvýšení digitálních zásob znamená, že požadované zdroje musí být také úměrně zvýšeny.

V Schleswig-Holstein byl důležitý krok k digitálnímu archivaci. Ve spolupráci se státními archivy podepsala IT síť Schleswig-Holstein (ITV.SH) administrativní dohodu, která znamená začátek digitálního archivu pro obce. Tato spolupráce byla nedávno uznána s vážným aktem v Prince Palace ve Schleswigu, ve kterém byl přítomen ministr kultury Karin Prien a ministr digitalizace Dirk Schrödter.

Digitální časopis Dimag

Digitální časopis, známý jako Dimag, tvoří páteř této iniciativy. Byl vyvinut ve státním archivu Baden-Württemberg v roce 2006 a byl od začátku založen na mezinárodních standardech. Neustálý další rozvoj, pro který je odpovědná komunita dvanácti německých státních archivů, umožňuje použití ve státě, komunálních a dokonce i církevních archivech. Státní archivy Schleswig-Holstein byl pověřen šířením Dimag v obcích v zemi, který se zabývá prostřednictvím městského střediska pro digitální archivaci (Kosda). Tento servisní bod byl od roku 2022 rozšířen jako součást ITV.SH.

Dimag vyžaduje zabezpečený rámec pro ukládání a správu různých digitálních dokumentů. Kromě archivace umožňuje také přenos těchto informací do nových formátů souborů. To je zvláště důležité pro zajištění toho, aby cenné údaje zůstaly v budoucnu přístupné. Ministr Dirk Schrödter zdůraznil, že DIMAG zajišťuje udržitelné digitální dlouhodobé archivaci, která také podporuje digitální svrchovanost a ochranu údajů v obcích.

Důležitost archivace pro demokracii

Ve svém projevu, ministryně kultury Karin Prien zdůraznila ústřední roli archivů v demokracii: „Archivy hrají v naší demokracii nesmírně důležitou roli tím, že zajistí transparentnost veřejné správy, právní jistoty a udržování našeho kulturního dědictví. Jsou veřejnou pamětí země a v budoucnu budou také digitální veřejnou pamětí.“

Zavedením digitálního archivu se Schleswig-Holstein stává průkopníkem v digitálním archivaci, což nejen prospívá obcím, ale také důležitým příspěvkem k rozvoji současných administrativních struktur. Je zřejmé, že digitalizace správy není jen výzvou, ale také příležitostí, která může zefektivnit a transparentnější.

Dimag nabízí nejen úložný prostor obcí, ale také nástroje pro přenos, správu a zachování různých digitálních objektů, včetně eaků a webových stránek. Kromě toho DIMAGR zajišťuje úplnou automatizaci aktualizace archivovaných dat prostřednictvím speciálních migračních strategií a testovacích foukátů.

Digitální archivace není tedy jen povinným cvičením, ale nezbytným krokem pro budoucí a transparentní správu ve Schleswig-Holsteinu.