Arkistojen digitalisointi: Schleswig-Holstein turvaa digitaaliset aarteet

Virallisten asiakirjojen digitaalinen arkistointi on haaste kunnallisarkistoille, koska tiedostomuodot ja tekniset laitteet kehittyvät jatkuvasti. Tietojen menetysten välttämiseksi arkistoidut tiedot on jatkuvasti tarkistettava ja siirrettävä uusiin muodoihin. Tämä edellyttää paitsi pitkän aikavälin suunnittelua, myös pätevää asiantuntijan henkilöstöä, säännöllistä ylläpitoa ja riittäviä taloudellisia keinoja. Digitaalisten osakkeiden kasvu tarkoittaa, että vaadittavat resurssit on myös lisättävä suhteellisesti.

Schleswig-Holsteinissa on otettu tärkeä askel kohti digitaalista arkistointia. Schleswig-Holsteinin (ITV.SH) IT-verkosto on allekirjoittanut yhteistyössä valtion arkistojen kanssa hallinnollisen sopimuksen, joka merkitsee kunnien digitaalisen arkiston alkamista. Tämä yhteistyö tunnustettiin äskettäin Schleswigin Prince -palatsissa, jossa kulttuuriministeri Karin Prien ja digitalisointiministeri Dirk Schrödter olivat läsnä.

Digitaalinen aikakauslehti DIMAG

Digitaalinen aikakauslehti, joka tunnetaan nimellä DIMAG, muodostaa tämän aloitteen selkärangan. Se kehitettiin Baden-Württembergin osavaltion arkistossa vuonna 2006 ja se perustui alusta alkaen kansainvälisiin standardeihin. Jatkuva jatkokehitys, jolle kahdentoista Saksan valtion arkiston yhteisö on vastuussa, mahdollistaa käytön valtion, kunnallisissa ja jopa kirkon arkistoissa. Schleswig-Holsteinin osavaltion arkisto on määrätty levittämään DIMAG: n maan kunnissa, jota käsitellään digitaalisen arkistoinnin kunnan palvelukeskuksen (KOSDA) kautta. Tätä palvelupistettä on laajennettu osana ITV.SH: ta vuodesta 2022.

DIMAG vaatii turvallisen kehyksen useiden digitaalisten asiakirjojen varastointiin ja hallintaan. Arkistoinnin lisäksi se mahdollistaa myös näiden tietojen siirron uusiin tiedostomuotoihin. Tämä on erityisen tärkeää sen varmistamiseksi, että arvokasta tietoa on edelleen saatavana tulevaisuudessa. Ministeri Dirk Schrödter korosti, että DIMAG varmistaa kestävän digitaalisen pitkän aikavälin arkistoinnin, joka edistää myös kuntien digitaalista suvereniteettia ja tietosuojaa.

demokratian arkistoinnin merkitys

kulttuuriministeri Karin Prienin keskeistä roolia demokratiassa: "Arkistoilla on erittäin tärkeä rooli demokratiassa varmistamalla julkishallinnon avoimuus, oikeudellinen varmuus ja ylläpitämällä kulttuuriperintöämme. Ne ovat maan julkinen muisti ja tulevat myös tulevaisuudessa digitaaliseen julkiseen muistiksi."

Digitaalisen arkiston käyttöönoton yhteydessä Schleswig-Holsteinista tulee digitaalisen arkistoinnin edelläkävijä, josta ei hyötyä vain kuntia, vaan antaa myös tärkeä panos nykyaikaisten hallintorakenteiden kehittämiseen. On selvää, että hallinnon digitalisointi ei ole vain haaste, vaan myös mahdollisuus, joka voi tehdä tehokkaampaa ja avointa.

DIMAG ei tarjoa vain kuntien tallennustilaa, vaan myös työkaluja erilaisten digitaalisten esineiden, mukaan lukien EAK: t ja verkkosivustot, siirtymiseen, hallintaan ja säilyttämiseen. Lisäksi Dimagr varmistaa arkistoidun datan päivityksen täydellisen automaation erityisellä siirtostrategioilla ja testien fruutteilla.

Digitaalinen arkistointi ei siis ole vain pakollinen harjoitus, vaan olennainen askel tulevaisuudenkestävälle ja läpinäkyvälle antamiselle Schleswig-Holsteinissa.