Az archívumok digitalizálása: Schleswig-Holstein biztosítja a digitális kincseket

A hivatalos dokumentumok digitális archiválása kihívást jelent az önkormányzati archívumok számára, mivel a fájlformátumok és a műszaki eszközök folyamatosan fejlődnek. Az adatok veszteségeinek elkerülése érdekében az archivált információkat folyamatosan ellenőrizni kell és új formátumokba kell átvinni. Ehhez nemcsak hosszú távú tervezés, hanem minősített szakemberek, rendszeres karbantartás és elegendő pénzügyi eszköz szükséges. A digitális készletek növekedése azt jelenti, hogy a szükséges erőforrásokat is arányosan meg kell növelni.

Schleswig-Holsteinben fontos lépést tettek a digitális archiválás felé. Az állami archívumokkal együttműködve Schleswig-Holstein (ITV.SH) informatikai hálózata aláírt egy adminisztratív megállapodást, amely az önkormányzatok digitális archívumának megkezdését jelzi. Ezt az együttműködést nemrégiben elismerték a Schleswigi Palace Palace ünnepélyes cselekedetével, amelyben Karin Prien kulturális miniszter és Dirk Schrömdter digitalizációs miniszter jelen voltak.

A digitális magazin dimag

A digitális magazin, a DIMAG néven, képezi ennek a kezdeményezésnek a gerincét. A Baden-Württemberg Állami Archívumban fejlesztették ki 2006-ban, és a kezdetektől fogva a nemzetközi szabványokon alapult. A folyamatos továbbfejlesztés, amelyért a tizenkét német állami levéltári közösség felelős, lehetővé teszi az állami, önkormányzati és akár egyházi levéltárban való felhasználást. A Schleswig-Holstein állami archívumát arra megbízták, hogy terjessze Dimagot az ország önkormányzatain, amelyet a Digital Archiving Municipal Service Center (KOSDA) útján kezelnek. Ezt a szolgáltatási pontot 2022 óta kibővítették az ITV.SH részeként.

A

dimag biztonságos keretet igényel a különféle digitális dokumentumok tárolásához és kezeléséhez. Az archiválás mellett lehetővé teszi ezen információk új fájlformátumokra történő továbbítását is. Ez különösen fontos annak biztosítása érdekében, hogy az értékes adatok a jövőben is hozzáférhetőek legyenek. Dirk Schrömdter miniszter hangsúlyozta, hogy a DIMAG biztosítja a fenntartható digitális hosszú távú archiválást, amely szintén elősegíti a digitális szuverenitást és az adatvédelmet az önkormányzatokban.

A demokrácia archiválásának fontossága

Beszédében Karin Prien kulturális miniszter hangsúlyozta az archívumok központi szerepét a demokráciában: "Az archívumok rendkívül fontos szerepet játszanak demokráciánkban azáltal, hogy biztosítják a közigazgatás átláthatóságát, a jogi bizonyosságot és megőrizzük kulturális örökségünket. Ezek egy ország nyilvános emlékei, és a jövőben is digitális nyilvános emlékek lesznek."

A digitális archívum bevezetésével Schleswig-Holstein úttörővé válik a digitális archiválásban, amely nemcsak az önkormányzatok számára előnyös, hanem fontos hozzájárulást nyújt a kortárs adminisztratív struktúrák fejlesztéséhez is. Nyilvánvaló, hogy az adminisztráció digitalizálása nemcsak kihívás, hanem egy olyan lehetőség is, amely hatékonyabbá és átláthatóbbá teheti.

A

DIMAG nemcsak az önkormányzatok tárolóhelyét kínálja, hanem eszközöket is kínál különféle digitális objektumok, ideértve az EAKS -t és a webhelyeket is. Ezenkívül a DIMAGR biztosítja az archivált adatok frissítésének teljes automatizálását speciális migrációs stratégiák és tesztforrások révén.

A digitális archiválás tehát nem csak kötelező gyakorlat, hanem nélkülözhetetlen lépés a jövőbiztos és átlátható adminisztráció számára Schleswig-Holsteinben.