Archyvų skaitmeninimas: Schleswig-Holstein užtikrina skaitmeninius lobius

Skaitmeninis oficialių dokumentų archyvavimas yra iššūkis savivaldybių archyvams, nes failų formatai ir techniniai įrenginiai nuolat vystosi. Norint išvengti duomenų nuostolių, archyvuota informacija turi būti nuolat tikrinama ir perkelta į naujus formatus. Tam reikia ne tik ilgalaikio planavimo, bet ir kvalifikuotų specialistų darbuotojų, reguliarios priežiūros ir pakankamų finansinių priemonių. Padidėjęs skaitmeninių atsargų padidėjimas reiškia, kad reikalingi ištekliai taip pat turi būti proporcingai padidinti.

Schleswig-Holstein, svarbus žingsnis buvo imtasi skaitmeninio archyvavimo link. Bendradarbiaudamas su valstybiniais archyvais, Schleswig-Holstein (ITV.SH) IT tinklas pasirašė administracinį susitarimą, kuris žymi skaitmeninio savivaldybių archyvo pradžią. Šis bendradarbiavimas neseniai buvo pripažintas iškilmingu veiksmu Princo rūmuose Schleswige, kuriame dalyvavo kultūros ministras Karin Prien ir skaitmeninimo ministras Dirkas Schrödteris.

skaitmeninis žurnalas „DiMag

Skaitmeninis žurnalas, žinomas kaip DIMAG, sudaro šios iniciatyvos stuburą. Jis buvo sukurtas 2006 m. Badeno-Viurtembergo valstijos archyvuose ir nuo pat pradžių buvo pagrįstas tarptautiniais standartais. Nuolatinis tolesnis vystymasis, už kurį atsakinga dvylikos Vokietijos valstybinių archyvų bendruomenė, įgalina naudoti valstijos, savivaldybių ir net bažnyčių archyvuose. Valstybiniame Schleswig-Holstein archyvuose buvo pavesta skleisti DIMAG šalies savivaldybėse, kuriose nagrinėjama per Municipalinį skaitmeninio archyvavimo centrą (KOSDA). Šis aptarnavimo taškas buvo išplėstas kaip ITV.SH dalis nuo 2022 m.

DiMagas reikalauja saugaus rėmo, kad būtų galima saugoti ir valdyti įvairius skaitmeninius dokumentus. Be archyvavimo, tai taip pat leidžia perduoti šią informaciją į naujus failų formatus. Tai ypač svarbu užtikrinti, kad vertingi duomenys ateityje išliks prieinami. Ministras Dirkas Schrödteris pabrėžė, kad „DiMag“ užtikrina tvarią skaitmeninį ilgalaikį archyvavimą, kuris taip pat skatina skaitmeninį suverenitetą ir duomenų apsaugą savivaldybėse.

Demokratijos archyvavimo svarba

Kultūros ministras Karin Prien pabrėžė pagrindinį archyvų vaidmenį demokratijoje: "Archyvai vaidina nepaprastai svarbų vaidmenį mūsų demokratijoje, užtikrindami viešojo administravimo skaidrumą, teisinį tikrumą ir palaikydami mūsų kultūros paveldą. Tai yra šalies viešoji atmintis, taip pat bus skaitmeninė vieša atmintis ateityje".

Įdiegus skaitmeninį archyvą, Schleswig-Holsteinas tampa skaitmeninio archyvavimo pradininku, kuris ne tik naudingas savivaldybėms, bet ir labai prisideda prie šiuolaikinių administracinių struktūrų plėtros. Akivaizdu, kad administracijos skaitmeninimas yra ne tik iššūkis, bet ir galimybė, kuri gali padaryti efektyvesnę ir skaidresnę.

„DiMag“ ne tik siūlo savivaldybių saugojimo vietą, bet ir įrankius, skirtus perduoti, valdyti ir išsaugoti įvairius skaitmeninius objektus, įskaitant EAKS ir svetaines. Be to, DIMAGR užtikrina išsamų archyvuotų duomenų atnaujinimo automatizavimą naudojant specialias perkėlimo strategijas ir bandymo šūkius.

Skaitmeninis archyvavimas yra ne tik privalomas pratimas, bet ir esminis žingsnis į ateityje atsparią ir skaidrią administravimą Schleswig-Holstein.