Digitalisering van de archieven: Schleswig-Holstein beveiligt digitale schatten

De digitale archivering van officiële documenten is een uitdaging voor gemeentelijke archieven, omdat bestandsformaten en technische apparaten voortdurend evolueren. Om gegevensverliezen te voorkomen, moet gearchiveerde informatie continu worden gecontroleerd en overgebracht naar nieuwe formaten. Dit vereist niet alleen langetermijnplanning, maar ook gekwalificeerd specialistisch personeel, regelmatig onderhoud en voldoende financiële middelen. Een toename van digitale aandelen betekent dat de benodigde middelen ook evenredig moeten worden verhoogd.

In Schleswig-Holstein is een belangrijke stap gezet in de richting van digitale archivering. In samenwerking met de staatsarchieven heeft het IT-netwerk van Schleswig-Holstein (ITV.SH) een administratieve overeenkomst ondertekend die de start van een digitaal archief voor gemeenten markeert. Deze samenwerking werd onlangs erkend met een plechtige daad in het Prince Palace in Schleswig, waarin minister van Cultuur Karin Prien en minister van Digitalisering Dirk Schrödter aanwezig waren.

Het digitale tijdschrift Dimag

Het digitale tijdschrift, bekend als Dimag, vormt de ruggengraat van dit initiatief. Het werd ontwikkeld in het staatsarchief van Baden-Württemberg in 2006 en was vanaf het begin gebaseerd op internationale normen. De voortdurende verdere ontwikkeling, waarvoor een gemeenschap van twaalf Duitse staatsarchieven verantwoordelijk is, maakt gebruik in staats-, gemeentelijke en zelfs kerkarchieven mogelijk. De staatsarchieven van Schleswig-Holstein hebben de opdracht gekregen om DIMAG te verspreiden in de gemeenten in het land, dat wordt behandeld via het Municipal Service Center for Digital Archiving (KOSDA). Dit servicepunt is sinds 2022 uitgebreid als onderdeel van de ITV.SH.

Dimag vereist een veilig kader voor het opslaan en beheer van verschillende digitale documenten. Naast archivering maakt het ook de overdracht van deze informatie mogelijk naar nieuwe bestandsindelingen. Dit is vooral belangrijk om ervoor te zorgen dat waardevolle gegevens in de toekomst toegankelijk zullen blijven. Minister Dirk Schrödter benadrukte dat Dimag zorgt voor duurzame digitale archivering op lange termijn, die ook digitale soevereiniteit en gegevensbescherming in de gemeenten bevordert.

Het belang van archivering voor democratie

In haar toespraak benadrukte de minister van Cultuur Karin Prien de centrale rol van archieven in de democratie: "Archieven spelen een enorm belangrijke rol in onze democratie door te zorgen voor transparantie van openbaar bestuur, juridische zekerheid en het handhaven van ons culturele erfgoed. Ze zijn de publieke herinnering aan een land en zullen ook digitaal openbaar geheugen zijn in de toekomst."

Met de introductie van het digitale archief wordt Schleswig-Holstein een pionier in digitale archivering, die niet alleen de gemeenten ten goede komt, maar ook een belangrijke bijdrage levert aan de ontwikkeling van hedendaagse administratieve structuren. Het is duidelijk dat de digitalisering van de administratie niet alleen een uitdaging is, maar ook een kans die efficiënter en transparanter kan maken.

Dimag biedt niet alleen de opslagruimte van de gemeenten, maar ook hulpmiddelen voor transmissie, beheer en behoud van verschillende digitale objecten, waaronder Eaks en websites. Bovendien zorgt Dimagr voor de volledige automatisering van de update van gearchiveerde gegevens door middel van speciale migratiestrategieën en testfoutes.

De digitale archivering is daarom niet alleen een verplichte oefening, maar een essentiële stap voor een toekomstbestendige en transparante toediening in Sleeswijk-Holstein.