Digitalizacja archiwów: Schleswig-Holstein zabezpiecza cyfrowe skarby

Cyfrowe archiwizacja oficjalnych dokumentów jest wyzwaniem dla archiwów miejskich, ponieważ formaty plików i urządzenia techniczne stale się rozwijają. Aby uniknąć strat danych, zarchiwizowane informacje muszą być ciągle sprawdzane i przesyłane do nowych formatów. Wymaga to nie tylko długoterminowego planowania, ale także wykwalifikowanego specjalistycznego personelu, regularnego konserwacji i wystarczających środków finansowych. Wzrost zapasów cyfrowych oznacza, że wymagane zasoby muszą również wzrosnąć proporcjonalnie.

W Schleswig-Holstein podjęto ważny krok w kierunku archiwizacji cyfrowej. We współpracy z archiwami państwowymi sieć IT Schleswig-Holstein (ITV.SH) podpisała umowę administracyjną, która oznacza rozpoczęcie archiwum cyfrowego dla gmin. Współpraca ta została niedawno uznana za uroczystą ustawę w Pałacu Prince w Schleswig, w którym obecne były minister kultury Karin Prien i minister digitalizacji Dirk Schrödter.

Magazyn cyfrowy DIMAG

Magazyn cyfrowy, znany jako DIMAG, stanowi kręgosłup tej inicjatywy. Został opracowany w archiwach państwa Baden-Wirtemberg w 2006 roku i od samego początku opiera się na międzynarodowych standardach. Ciągły dalszy rozwój, za który odpowiedzialny jest społeczność dwunastu niemieckich archiwów państwowych, umożliwia używanie w archiwach państwowych, miejskich i nawet kościelnych. Archiwa państwowe Schleswiga-Holsteina zlecono na rozprzestrzenianie się DIMAG w gminach w kraju, które są rozpatrywane za pośrednictwem Municipal Service Center for Digital Archiving (KOSDA). Ten punkt usług został rozszerzony w ramach ITV.SH od 2022 r.

DIMAG wymaga bezpiecznej ramy do przechowywania i zarządzania różnymi dokumentami cyfrowymi. Oprócz archiwizacji umożliwia również przesyłanie tych informacji do nowych formatów plików. Jest to szczególnie ważne, aby zapewnić, że cenne dane pozostaną dostępne w przyszłości. Minister Dirk Schrödter podkreślił, że DIMAG zapewnia zrównoważoną cyfrową długoterminową archiwizację, która promuje również suwerenność cyfrową i ochronę danych w gminach.

Znaczenie archiwizacji dla demokracji

Minister Kultury Karin Prien podkreśliła centralną rolę archiwum w demokracji: „Archiwa odgrywają niezwykle ważną rolę w naszej demokracji poprzez zapewnienie przejrzystości administracji publicznej, pewności prawnej i utrzymaniu naszego dziedzictwa kulturowego. Są publiczną pamięcią kraju i będą również cyfrowymi pamięcią publiczną w przyszłości”.

Wraz z wprowadzeniem archiwum cyfrowego Schleswig-Holstein staje się pionierem archiwizacji cyfrowej, co nie tylko przynosi korzyści gminom, ale także wnosi ważny wkład w rozwój współczesnych struktur administracyjnych. Oczywiste jest, że digitalizacja administracji jest nie tylko wyzwaniem, ale także okazją, która może uczynić bardziej wydajną i przejrzystą.

DIMAG oferuje nie tylko przestrzeń do przechowywania gmin, ale także narzędzia do transmisji, zarządzania i zachowania różnych obiektów cyfrowych, w tym EAKS i stron internetowych. Ponadto DIMAGR zapewnia pełną automatyzację aktualizacji zarchiwizowanych danych za pośrednictwem specjalnych strategii migracji i testowania frautów.

Archiwizacja cyfrowa jest zatem nie tylko obowiązkowym ćwiczeniem, ale niezbędnym krokiem dla przyszłej i przejrzystej administracji w Schleswig-Holstein.