Digitalizácia archívov: Schleswig-Holstein zabezpečuje digitálne poklady

Digitálna archivácia úradných dokumentov je výzvou pre archívy komunálnych archívov, pretože formáty súborov a technické zariadenia sa neustále vyvíjajú. Aby sa predišlo stratám údajov, musia sa archivované informácie neustále kontrolovať a prenášať do nových formátov. Vyžaduje si to nielen dlhodobé plánovanie, ale aj kvalifikovaných špecializovaných zamestnancov, pravidelnú údržbu a dostatočné finančné prostriedky. Zvýšenie digitálnych akcií znamená, že požadované zdroje sa musia zvýšiť aj primerane.

V Schleswig-Holstein sa dosiahol dôležitý krok smerom k digitálnej archivácii. V spolupráci so štátnymi archívmi podpísala IT sieť Schleswig-Holstein (ITV.SH) administratívnu dohodu, ktorá predstavuje začiatok digitálneho archívu obcí. Táto spolupráca bola nedávno uznaná slávnostným činom v kniežatskom paláci v Schlesvicku, v ktorom bol prítomný minister kultúry Karin Prien a minister digitalizácie Dirk Schrödter.

Digitálny časopis Dimag

Digitálny časopis, známy ako Dimag, tvorí chrbticu tejto iniciatívy. V roku 2006 bol vyvinutý v štátnom archíve Baden-Württemberg a bol od začiatku založený na medzinárodných normách. Neustále ďalší rozvoj, za ktorý je zodpovedný komunita dvanástich nemeckých štátnych archívov, umožňuje použitie v archívoch štátu, obecných a dokonca aj cirkevných archívoch. Štátny archív Schleswig-Holstein bol poverený šírením Dimag v obciach v krajine, ktorý sa zaoberá Mestským servisným centrom pre digitálne archivácie (KOSDA). Tento servisný bod sa od roku 2022 rozšíril ako súčasť ITV.SH.

Dimag vyžaduje bezpečný rámec na ukladanie a správu rôznych digitálnych dokumentov. Okrem archivácie umožňuje aj prenos týchto informácií do nových formátov súborov. Toto je obzvlášť dôležité na zabezpečenie toho, aby cenné údaje zostali v budúcnosti prístupné. Minister Dirk Schrödter zdôraznil, že Dimag zaisťuje udržateľné digitálne dlhé archivácie, ktoré tiež podporuje digitálnu suverenitu a ochranu údajov v obciach.

Dôležitosť archivácie pre demokraciu

Ministerka kultúry vo svojom prejave Karin Prerie zdôraznila ústrednú úlohu archívov v demokracii: „Archívy zohrávajú nesmierne dôležitú úlohu v našej demokracii zabezpečením transparentnosti verejnej správy, právnej istoty a udržiavaním nášho kultúrneho dedičstva. Sú verejnou pamäťou krajiny a budú tiež digitálnou verejnou pamäťou.“

So zavedením digitálneho archívu sa Schleswig-Holstein stáva priekopníkom v digitálnej archivácii, z ktorého nielen prospieva obciam, ale tiež významne prispieva k rozvoju súčasných administratívnych štruktúr. Je zrejmé, že digitalizácia správy nie je len výzvou, ale aj príležitosťou, ktorá môže zefektívniť a transparentnejšie.

Dimag ponúka nielen úložný priestor obcí, ale aj nástroje na prenos, správu a zachovanie rôznych digitálnych objektov vrátane eakov a webových stránok. Spoločnosť Dimagr okrem toho zaisťuje úplnú automatizáciu aktualizácie archivovaných údajov prostredníctvom špeciálnych stratégií migrácie a testovacích múz.

Digitálna archivácia preto nie je iba povinným cvičením, ale nevyhnutným krokom pre budúce a transparentné podávanie v Schlesvicko-Holstein.