Digitalizacija arhivov: Schleswig-Holstein zagotavlja digitalne zaklade

Digitalno arhiviranje uradnih dokumentov je izziv za občinske arhive, saj se formati datoteke in tehnične naprave nenehno razvijajo. Da bi se izognili izgubam podatkov, je treba arhivirane informacije nenehno preverjati in prenesti v nove formate. To zahteva ne le dolgoročno načrtovanje, ampak tudi kvalificirano specialistično osebje, redno vzdrževanje in zadostna finančna sredstva. Povečanje digitalnih zalog pomeni, da se morajo tudi potrebna sredstva povečati tudi sorazmerno.

V Schleswig-Holsteinu je bil pomemben korak k digitalnemu arhiviranju. V sodelovanju z državnim arhivom je mreža IT Schleswig-Holsteina (ITV.SH) podpisala upravni sporazum, ki pomeni začetek digitalnega arhiva za občine. To sodelovanje je bilo pred kratkim priznano s slovesnim dejanjem v palači princa v Schleswigu, v katerem sta bila prisotna ministrica za kulturo Karin Prien in ministrica za digitalizacijo Dirk Schrödter.

Digitalna revija Dimag

Digitalna revija, znana kot DiMag, tvori hrbtenico te pobude. Leta 2006 je bil razvit v državnem arhivu Baden-Württemberg in je od začetka temeljil na mednarodnih standardih. Nenehni nadaljnji razvoj, za katerega je odgovorna skupnost dvanajstih nemških državnih arhivov, omogoča uporabo v državnih, občinskih in celo cerkvenih arhivih. Državni arhiv Schleswig-Holsteina je bil naročen za širjenje DiMag v občinah v državi, s katerim se obravnava prek občinskega servisnega centra za digitalno arhiviranje (KOSDA). Ta servisna točka je bila od leta 2022 razširjena kot del ITV.SH.

DiMag zahteva varen okvir za shranjevanje in upravljanje različnih digitalnih dokumentov. Poleg arhiviranja omogoča tudi prenos teh informacij v nove oblike datotek. To je še posebej pomembno za zagotovitev, da bodo dragoceni podatki v prihodnosti ostali dostopni. Minister Dirk Schrödter je poudaril, da DiMag zagotavlja trajnostno digitalno dolgotrajno arhiviranje, ki tudi spodbuja digitalno suverenost in varstvo podatkov v občinah.

Pomen arhiviranja za demokracijo

Ministrica za kulturo Karin Prien poudarila osrednjo vlogo arhivov v demokraciji: "Arhivi igrajo izjemno pomembno vlogo v naši demokraciji z zagotavljanjem preglednosti javne uprave, pravne gotovosti in ohranjanju naše kulturne dediščine. So javni spomin na državo in bo tudi digitalni javni spomin v prihodnosti."

Z uvedbo digitalnega arhiva Schleswig-Holstein postane pionir v digitalnem arhiviranju, ki ne koristi samo občinam, ampak tudi pomembno prispeva k razvoju sodobnih upravnih struktur. Jasno je, da digitalizacija administracije ni le izziv, ampak tudi priložnost, ki lahko naredi učinkovitejše in pregledne.

DiMag ne ponuja samo prostora za shranjevanje občin, ampak tudi orodja za prenos, upravljanje in ohranjanje različnih digitalnih predmetov, vključno z EAKS in spletnimi mesti. Poleg tega DiMAGR zagotavlja popolno avtomatizacijo posodobitve arhiviranih podatkov s posebnimi selitvenimi strategijami in testnimi frandami.

Digitalno arhiviranje zato ni le obvezna vaja, ampak bistveni korak za prihodnost in prozorno dajanje v Schleswig-Holsteinu.