Wie Teams von zu Hause aus noch besser zusammenarbeiten können

Im März 2020 wurde zum ersten Mal in Deutschland gesagt: Es wird gesperrt, um die Koronapandemie einzudämmen. Dies führte dazu, dass viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiteten und einige seitdem nicht mehr an ihrem regulären Arbeitsplatz waren.

Aber manche Dinge laufen zu Hause immer noch nicht so reibungslos wie sonst. Der Unternehmensberater, Autor und Effizienz-Experte Jürgen Kurz erhält bei Problemen regelmäßig Feedback. Im dpa Topic Service Interview nannte er drei Effizienzfallen, die Teams unbedingt angehen sollten.

Effizienzfalle 1: unstrukturierter Dateispeicher

Bevor viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiteten, befanden sich die Daten normalerweise im Unternehmen – häufig auf einem zentralen Dateiserver. Mit dieser Methode hätten Mitarbeiter oft viel Zeit damit verschwendet, nach den benötigten Dateien zu suchen, sagt Kurz.

Jetzt werden Daten zunehmend in einer Cloud gespeichert. Dies hat viele Vorteile, aber auch Risiken. „Die Teammitglieder arbeiten auf ihrer Insel“, beschreibt Kurz. Auf dieser Insel wird dann miteinander kommuniziert und Know-how geschaffen. Oft bemerkten andere Teams jedoch nichts.

Selbst wenn Teammitglieder keine Dateien in der Cloud speichern, sondern beispielsweise auf dem Laptop, sind diese Daten selbst ihren eigenen Teammitgliedern sehr wahrscheinlich unbekannt.

Kurz empfiehlt daher die Einführung von Cloud-Lösungen mit nur einer Struktur für die Dateispeicherung: „Andernfalls führt dies zu doppelten Übermittlungen, Abfragen und enormen Suchzeiten.“ Die Mitarbeiter sind dann gestresst und frustriert – und im schlimmsten Fall fangen sie von vorne an: Sie erstellen lieber neue Dateien als nach vorhandenen zu suchen.

Grundsätzlich sollten Daten nach Ansicht des Experten so zentral wie möglich und nur so dezentral wie nötig gespeichert werden.

Effizienzfalle 2: Ineffiziente Kommunikation

Schon vor der Pandemie haben die Mitarbeiter viel Zeit damit verbracht, E-Mails zu bearbeiten. Mit dem Umzug ins Home Office wurden für viele Unternehmen neue Kommunikationskanäle hinzugefügt.

„Auf die Frage, wie viele Kommunikationsmittel er verwendet habe, antwortete der Abteilungsleiter eines mittelständischen Unternehmens nach einer mentalen Zählung:“ Neun: E-Mail, Telefon, Skype, Fax, Teams, WhatsApp, … „, erzählt Kurz von seinem tägliche Beratungsarbeit Die Zeit, die für Besprechungen im Home Office aufgewendet wird, hat sich ebenfalls erhöht. „Mein Tipp hier ist, sich auf klare Spielregeln zu einigen, wie man kommuniziert und wie die Ergebnisse aufgezeichnet werden“, rät der Experte.

Es kann beispielsweise nützlich sein, zu koordinieren, welche Kanäle für was verwendet werden. Dann kommt es zu den Feinheiten. Zum Beispiel bestimmen Teams, wer wann im Firmenchat markiert ist: Soll eine einzelne Person, ein ganzer Kanal oder ein Team angesprochen werden?

Videokonferenzen sollten in der Regel nur im Voraus und nur in dringenden Angelegenheiten spontan stattfinden. Für effiziente Besprechungen lohnt es sich, die Personengruppe so klein wie möglich zu halten, immer einer Agenda zu folgen und einen Zeitrahmen festzulegen. Ein Moderator bietet einen Überblick und eine Struktur.

Effizienzfalle 3: schlechtes Projektmanagement

„In über 90 Prozent der Projekte wurden Fristen und Kosten vor Corona nicht eingehalten“, sagt Kurz. Wenn Mitarbeiter jetzt dezentral arbeiten, wird es nicht einfacher. Bei der Verwaltung der Projekte geht viel Zeit verloren.

Auch hier lautet der Tipp: Vereinbaren Sie gemeinsame Regeln für die Dokumentation der Ergebnisse. Wenn möglich, ist es gut, sich auf ein gemeinsames Instrument für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement zu einigen. „Auch hier ist digitaler Minimalismus die Regel“, empfiehlt Kurz.

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dpa