Julia Suhren: Como o aparelho de fax lida com as mudanças no escritório!

Julia Suhren: Como o aparelho de fax lida com as mudanças no escritório!

Hoje em dia muitas pessoas pensam na digitalização e no futuro sem papel, mas em Bremen a jovem empreendedora Julia Suhren mostra que as empresas tradicionais e as tecnologias modernas podem andar de mãos dadas. A sua empresa familiar, que atua no setor de copiadoras há 40 anos, assumiu recentemente um novo desafio. Apesar da multiplicidade de soluções digitais, o aparelho de fax continua a ser indispensável para determinados grupos de clientes, como os consultores fiscais. Correio Weser relata que a demanda por aparelhos de fax aumentou durante a pandemia do coronavírus, à medida que a comunicação com várias agências governamentais aumentou significativamente.

Julia Suhren assumiu a gestão em janeiro de 2020 e, desde então, não só dominou os desafios da pandemia, como também preparou a sua empresa para a era digital. A empresa agora oferece soluções para gerenciamento de documentos sem papel. Marc Zielinski, responsável pelas vendas, enfatiza a importância de otimizar os processos dos clientes. Isto reflete-se não só na implementação de processos digitais, mas também no planeamento de todo o equipamento de escritório, que inclui documentos digitais e em papel.

Digitalização e suas vantagens

Um escritório sem papel traz muitas vantagens para empresas de todos os portes. De acordo com um artigo de Escritório de papel A mudança leva à redução do consumo de papel e à redução das emissões de CO₂. As empresas beneficiam de uma gestão mais eficiente, uma vez que os documentos digitais podem ser encontrados, editados e partilhados mais rapidamente.

A pesquisa da Bitkom descobriu que apenas 15% das empresas estão completamente sem papel, com 62% das empresas evitando amplamente o papel. Num mundo onde a sustentabilidade se torna cada vez mais importante, a mudança para processos de fatura digital traz benefícios económicos significativos e reduções de CO₂.

Desafios na implementação

Apesar dos inúmeros benefícios, muitas empresas enfrentam desafios ao implementar um escritório sem papel. Hábitos desatualizados dos funcionários podem atrapalhar a transição, e os custos iniciais de software e hardware costumam ser significativos. Curta o blog de Fatorial explica, a formação de colaboradores com menos conhecimentos digitais é necessária para garantir a aceitação das novas tecnologias.

Mas Julia Suhren continua otimista. O seu trabalho dedicado mostra que a digitalização não só aumenta a eficiência, mas também gera novos pedidos. Com a introdução de novas regulamentações legais, como a redução do período de retenção de recibos para oito anos, a base de clientes torna-se ainda maior.

No geral, a empresa não oferece apenas produtos, mas também soluções que podem revolucionar a vida cotidiana no escritório. Com 43 funcionários e uma visão clara, Julia Suhren está pronta para moldar ativamente o futuro e conduzir com sucesso a sua empresa para a era digital.